介護事業所と利用者・家族をつなぐ！
ケアプランの同意を電子化し、もっとかんたんに、安心、安全に保管管理する！
その生い立ちから機能までを詳しくご紹介します。
  1. インフォセントの誕生
  2. インフォセントの特徴
  3. サービス計画書への電子同意
  4. 電子同意の手順
  5. 交付した計画書の書式例
  6. インフォセントで利用できる計画書
  7. 計画書の管理機能
  8. 電子同意以外の機能
  9. インフォセントの利用方法
  10. 導入したお客様の声
  11. Q&A

■ 1.インフォセントの誕生

『送迎時に家族とタイミングがあわず、サービス計画書に署名をもらうのが難しい！』
始まりは、デイサービスの”現場の困りごと” からでした。
当時の介護システムで出来るのは サービス計画書の作成と印刷まで。
その後の同意・交付の業務は紙の書類ですべて手作業だったので、職員の方々の負担になっていました。

■ 負担1

計画書を印刷して署名・捺印をいただく
■ 負担2

遠方の家族に郵送し回収して保管する
■ 負担3

計画書の訂正に同意をもらうために再訪問する

こうした状況の中で「介護現場を働きやすくしたい」という事業所が集まって研究会が発足し、 インフォセントの構想が誕生しました。

そして、
◆新型ウイルスの発生　⇒　非対面・非接触のニーズが高まる
◆令和３年度の厚労省介護報酬改定　⇒　計画書の説明と同意に電子的な手段の利用が認められる


といった環境の変化に対応しながら、研究会の事業所等での実証稼働を経て2022年に正式発売となりました。
最近では介護サービス分野だけでなく障がい福祉の分野でも採用いただき、居宅介護支援事業所、特別養護老人ホーム、デイサービス、通所リハ・訪問リハ、介護医療院、放課後等デイサービスなどさまざまな事業所で利用されています。

■ 2.インフォセントの特徴

1.電子同意
  • インフォセントは、介護・障がい福祉分野のサービス計画書等への同意を、従来の署名・捺印にかわって利用者・家族のスマホや事業所のタブレットを使って”電子的”に取得する仕組みです。
  • 令和３年度の介護報酬改定で、計画書の説明・同意等を電子的な手段で行う事が認められました。
    インフォセントはこの指針に沿って、従来の電子サイン(署名)だけでなく、スマホアプリの同意ボタンやタブレットでのカメラ撮影を同意手段として実用化 ※1 しました。
2.クラウド
  • インフォセントはクラウド※2 での提供なので、パソコンさえあれば 短期間で利用開始できます。
  • 交付した計画書はクラウド上で安全に保管※3されるので、 紙の計画書の管理から解放され事業所のペーパーレス化が促進されます。
  • 職員の方はパソコンで、利用者・家族はスマホで、いつでも交付された計画書を確認できます。
3.DX推進
  • 郵便コストと封入・開封作業を『ゼロ』 に！
  • 署名や交付時のプリントコストを『ゼロ』 に！
  • 紙原本にまつわるファイル管理の手間を『ゼロ』 に！
  • 署名・捺印にかかる利用者・家族のご負担を『ゼロ』 に！
※1 先行導入した複数地域の事業所の管轄行政に確認をとりながら、実運用に至りました。
※2 最大手のクラウドサービスAWS を採用しています。 2022年のサービス開始以来、本資料作成時点までトラブル停止はありません。
※3 保管期間は原則として交付後6年間です。

■ 3. サービス計画書への電子同意

これまでの署名・捺印にかわって、利用者・家族※1 のスマホまたは事業所のタブレット(iPad)で同意をいただきます。
インフォセント
利用者・家族のスマホで 電子同意
インフォセント インフォセント
スマホアプリで利用 ※2
  • ご都合の良いタイミングで同意いただけます。
  • アプリの同意ボタンまたはスマホ画面上に電子サイン(署名)で同意します。
  • スマホで同意した場合はスマホに交付通知が届きます。
  • 交付された計画書はいつでもスマホで確認できます。
インフォセント
事業所のタブレット※3 で電子同意
インフォセント インフォセント
ブラウザで利用
  • 来所時、訪問時にスムーズに同意いただけます。
  • タブレット画面に電子サイン(署名)で同意します。
  • 利用者ご本人の場合はタブレットのカメラ撮影による同意も可能です。 ※4
  • タブレットで同意した計画書は、印刷してお渡し(交付)します。
※1 電子同意に関する本資料説明中の「家族」は、同意の権限を有する代理者全般を示しています。
※2 あらかじめ、インフォセントへの利用登録が必要です。ひとりの利用者について家族2名まで登録可能です。
※3 Windowsのパソコンでも同意の操作が可能です。
※4 管轄の行政の承諾があれば、家族の撮影での同意も可能です。

利用者・家族の状況、計画書の種類などに適した電子同意の方法が選べます。
インフォセント
◆利用者・家族のスマホで同意
  • スマホの画面の「同意ボタン」(または画面上で電子サイン) による電子同意方法です。
  • 同意の依頼には、計画書本文のほか、職員からのメッセージや利用者の近況写真も添付可能です。
インフォセント
◆事業所のタブレットで本人がセルフィー(写真撮影) で同意
  • 利用者ご本人にタブレットの画面の「撮影と同意ボタン」を操作していただき、ご本人の顔写真に操作日時、操作場所の情報を埋め込むことで本人同意の根拠とする電子同意方法です。
インフォセント
◆事業所のタブレットで家族が電子サインで同意
  • 事業所のタブレットの画面上で、家族(代理人)に署名を書いていただく電子同意方法です。
  • スマホの利用登録をしていない家族(代理人)の同意方法として利用されています。

同意する手段(機器)、同意する方、利用可能な電子同意方法、交付方法の関係は下表の通りです。
同意する手段 利用者本人が同意 家族（代理人）が同意 交付方法
交付する方のスマホ インフォセント インフォセント インフォセント インフォセント 同意した方のスマホに通知
事務所のタブレット インフォセント インフォセント インフォセント 印刷してお渡し



■ 4.電子同意の手順

利用者・家族から同意をいただいて交付するまでの手順を示します。
インフォセント
  1. 介護システムやWord、Excel などでサービス計画書を作成してPDF形式で出力します。
  2. 計画書のPDF をインフォセントに登録します。
  3. 職員が利用者・家族に同意依頼をします。
  4. 利用者・家族が”同意” の操作をします。
  5. 職員の指示で、インフォセントが計画書のPDFに同意日、同意者名等の同意記録を書き込んで交付します。
    スマホ同意の場合は交付の通知がスマホに届きます。
    タブレット同意の場合は計画書を印刷してお渡し(交付)します。
    交付した計画書※1はクラウドで確実に保管され、いつでも確認することができます。
※1 交付した計画書の書式例は、■ 5.交付した計画書の書式例 をご覧ください。

同意方法ごとに、同意と交付の手順を少し詳しく説明します。

利用者・家族のスマホで同意する場合は交付の通知がスマホに届きます。
同意する方　　　利用者・家族
同意する機器　　利用者・家族のスマホ
同意の方法　　　スマホのボタン
インフォセント
事業所のタブレットで利用者本人がセルフィー(写真撮影)同意する場合、計画書を印刷してお渡し(交付) します。
同意する方　　　利用者本人
同意する機器　　事業所のタブレット
同意の方法　　　セルフィー（写真撮影)
インフォセント
事業所のタブレットで家族が電子サインで同意する場合、計画書を印刷してお渡し(交付) します。
同意する方　　　家族
同意する機器　　事業所のタブレット
同意の方法　　　署名（電子サイン）
インフォセント


■ 4.電子同意の手順

利用者・家族から同意をいただいて交付するまでの手順を示します。
インフォセント
1) 介護システムやWord、Excelなどでサービス計画書を作成してPDF形式で出力します。
2) 計画書のPDF をインフォセントに登録します。
3) 職員が利用者・家族に同意依頼をします。
4) 利用者・家族が”同意” 操作をします。
5) 職員の指示で、インフォセントが計画書のPDFに同意日、同意者名等の同意記録を書き込んで交付します。
スマホ同意の場合は交付の通知がスマホに届きます。
タブレット同意の場合は計画書を印刷してお渡し(交付)します。
交付した計画書※1はクラウドで確実に保管され、いつでも確認することができます。

※1 交付した計画書の書式例は、■ 5.交付した計画書の書式例 をご覧ください。


同意方法ごとに、同意と交付の手順を少し詳しく説明します。

同意する方　　　利用者・家族
同意する機器　　利用者・家族のスマホ
同意の方法　　　スマホのボタン
インフォセント
スマホ同意の場合は交付の通知がスマホに届きます。
同意する方　　　利用者本人
同意する機器　　事業所のタブレット
同意の方法　　　セルフィー（写真撮影）
インフォセント
タブレット同意の場合は計画書を印刷してお渡し(交付) します。
同意する方　　　家族
同意する機器　　事業所のタブレット
同意の方法　　　署名（電子サイン）
インフォセント
タブレット同意の場合は計画書を印刷してお渡し(交付) します。


■ 5.交付した計画書の書式例

  1. 施設サービス計画書(A4横)にスマホの同意ボタンで同意を得て交付した計画書の例です。
    2. インフォセント
    • この事例では、計画書の右上にQRコードを配置しています。
      QRコードには、同意記録の詳細が記録されています。
      • 計画書名
      • 同意日、同意の文言
      • 操作者のID
      • 計画書の管理番号など
    • この事例では計画書の下部余白に同意記録を配置しています。
      同意記録（同意日、同意文言、同意者名」、続柄 等）の配置を 計画書の種類ごとにあらかじめ設定できます。
      計画書の署名欄などに合わせた配置も可能です。

  2. 施設サービス計画書(A4横)にスマホの電子サイン(署名)で同意を得て交付した計画書の例(ページの下部分)です。
    この事例では計画書の承諾日と承諾者氏名の欄に同意記録を配置しています。
    3. インフォセント

  3. 居宅サービス計画書(A4横)に事業所のタブレットでセルフィー(写真撮影)で同意を得て交付した計画書の例(ページの下部分)です。
    この事例では計画書の下部余白に同意記録を配置しています。
    4. インフォセント

  4. 通所介護計画書(A4縦)にスマホの同意ボタンで同意を得て交付した計画書の例(ページの下部分)です。
    この事例では計画書の署名欄に同意記録を配置しています。
    5. インフォセント

■ 6.インフォセントで利用できる計画書

下表は、インフォセントをご利用いただいている事業所のサービス内容と計画書の例※1です。
さまざまなサービスの事業所で種々の計画書等にご利用いただいています。
サービスの種類 電子同意の対象計画者
特別養護老人ホーム 施設サービス計画書 個別機能訓練計画書 栄養ケア計画書 ー
地域密着型特別養護老人ホーム 施設サービス計画書 栄養ケア計画書 ー ー
有料老人ホーム 施設サービス計画書 個別機能訓練計画書 ー ー
グループホーム 施設サービス計画書 ー ー ー
居宅介護支援 居宅サービス計画書１～３表 居宅サービス計画書６～７表 ー ー
通所介護 通所介護計画書 個別機能訓練計画書 運動器機能向上計画書 口腔機能向上計画書
デイサービス 介護計画書 地域密着型通所介護計画書 個別機能訓練計画書 運動器機能向上計画書
病院(通所リハ・訪問リハ) 通所リハビリテーション計画書 訪問リハビリテーション計画書 ー ー
小規模多機能型居宅介護 施設サービス計画書 ー ー ー
介護老人保健施設 総合計画書 リハビリテーション計画書 栄養ケア計画書 他、全6計画書
介護医療院 施設サービス計画書 栄養ケア計画書 リハビリテーション実施計画書 ー
放課後等デイサービス 個別支援計画書 個別支援計画別表 ー ー
※1 この表は導入事業所の数ではなく、これまでに導入した事業所のサービスの種類を示しています。
同一のサービス内容でも、介護システムのメーカーが異なると帳票レイアウトが異なりますが、それぞれ対応しています。
これ以外の帳票にも対応可能です。ヒューマニクスまでお問い合わせください。

インフォセントは、登録されたPDF形式のファイルに対して同意・交付の処理を行う仕組みなので、計画書の種類に関係なく電子同意をご利用いただけます。
どの計画書でも、同意者( 利用者、家族、代理人のいずれか) が電子同意を行って職員が交付する処理手順が適用されます。

◆計画書のPDFファイル
  • 用紙のサイズ A4またはA3サイズ( 混在可)
  • ページ数 複数ページ可
  • データサイズ 最大5MBまで
  • 複数のPDFをまとめて登録可能
◆交付する計画書に記録可能な情報
計画書のPDF上に下記の情報を配置※1 できます。
  • 同意日、同意文言( “説明を受け同意しました”など)
  • 同意者氏名
    • スマホ同意ボタンの場合： 氏名に”(電子同意)” を付記して印字
    • 電子サイン(署名)の場合： 同意時に画面上に書かれたサイン
    • セルフィー(カメラ)撮影の場合： 同意時に撮影した本人写真に同意日時等を書き込んだ画像
  • 家族氏名、続き柄
  • あらかじめ設定した文字列

※1 インフォセントの導入時に、計画書の種類ごとにあらかじめ配置の設定を行います。
署名、同意日など、ひとつの項目を計画書の複数個所に配置することはできません。また、利用者住所など任意の情報は記録できません。

■ 7. 計画書の管理機能

計画書の登録、同意依頼、交付の業務を支援するための機能群が用意されています。

進捗確認 右の画面例は計画書の状況一覧の表示です。
  • 右端の状況の例
交付までの業務進捗を①②③④などで可視化して表示します。
  • 中央の操作の列
職員の方に、次に行う操作を提示します。 		インフォセント
暫定計画書
  • 要介護度などが決定するまでの間の暫定計画書（PDFファイル）を、通常の計画書とは別に登録・管理できます。
  • 暫定計画書を交付した後は、正式な計画書を登録して交付する業務の流れを制御します。
  • 暫定計画書専用の帳票書式を設定することも可能です。
  • 認定の確定後、あらためて正規の計画書の登録～交付の手続きを行います。
事前同意
  • 事業所での計画書の作成が何らかの事情で間に合わないときは、利用者家族から、口頭や連絡ノート機能等でサービス計画への『事前同意』 をいただいてインフォセントに記録し、サービスの利用を先行します。
  • あらかじめ事前同意をいただいたサービスについて正式な計画書が作成できたら、計画書の登録から交付までの一連の手続きを行います。
    交付の際には、インフォセントに記録しておいた事前同意の情報が交付計画書に反映されます。
進捗確認 右の画面例は計画書の状況一覧の表示です。
  • 右端の状況の例
交付までの業務進捗を①②③④などで可視化して表示します。
  • 中央の操作の列
職員の方に、次に行う操作を提示します。
インフォセント
暫定計画書
  • 要介護度などが決定するまでの間の暫定計画書（PDFファイル）を、通常の計画書とは別に登録・管理できます。
  • 暫定計画書を交付した後は、正式な計画書を登録して交付する業務の流れを制御します。
  • 暫定計画書専用の帳票書式を設定することも可能です。
  • 認定の確定後、あらためて正規の計画書の登録～交付の手続きを行います。
事前同意
  • 事業所での計画書の作成が何らかの事情で間に合わないときは、利用者家族から、口頭や連絡ノート機能等でサービス計画への『事前同意』 をいただいてインフォセントに記録し、サービスの利用を先行します。
  • あらかじめ事前同意をいただいたサービスについて正式な計画書が作成できたら、計画書の登録から交付までの一連の手続きを行います。
    交付の際には、インフォセントに記録しておいた事前同意の情報が交付計画書に反映されます。

■ 8. 電子同意以外の機能

スマホの利用登録をしている利用者・家族と事業所の間で、情報提供・情報交換ができます。

■ 連絡ノート

事業所と家族のホットライン！
(スマホのLINEのような機能)

インフォセント


送信可能な情報は
  • 文字（テキスト）のみ
■ イベント通知

事業所のイベント情報や連絡事項を家族全員に通知！
(掲示板のような機能)

インフォセント


送信可能な情報は
  • 文字、写真、動画
  • PDFファイル（複数指定可）
■ ファイル送付

個々の利用者・家族宛てにファイルを送付！
(受領確認機能あり )

インフォセント


送信可能な情報は
  • 文字、写真、動画
  • PDFファイル（複数指定可）

■ 9. インフォセントの利用方法

利用する機器
 職員 利用者・家族※1
インフォセント インフォセント
ブラウザでインフォセントにログインして利用します。
（ブラウザはChromeをご利用ください）
インフォセント
専用のスマホアプリをインストールして利用します。
（事務所側で事前の利用登録が必要です）

電子同意機能
 職員 利用者・家族※1
準備
 利用者情報の登録
はじめに、利用者の氏名などの情報を登録します。
利用者・家族のスマホ携帯番号を登録すると、その番号にSMS(ショートメール)で利用案内が送られます。 		スマホアプリの準備
SMS(ショートメール)で利用案内が届いたら、アプリをインストールしてログインIDを登録します。
日常業務
 計画書の登録
利用者を選んで、計画書のPDFを登録します。 		ー
同意の依頼
同意依頼の操作をするとスマホに通知が送られます。
タブレット同意の場合は同意画面が開くので、対面で利用者・家族に同意の操作をしていただきます。 		同意の操作
通知が届いたら、アプリで計画書の内容を確認した上で同意の操作をします。
計画書の交付
同意日を確認して交付指示すると、スマホに交付の通知が送られます。
タブレット同意の場合は印刷画面が開きます。 		交付の確認
通知が届いたら、アプリで計画書の内容を閲覧します。
※1 スマホを利用しない利用者・家族は、職員の操作で事業所のタブレットの同意画面を利用します。

連絡ノート機能
 職員 利用者・家族※1
連絡ノートの送受信
連絡ノート画面を開いて、受信メッセージの表示、事業所へのメッセージの送信を行います。
職員のインフォセント操作権限によっては、利用登録が必要な場合があります。 		連絡ノートの送受信
連絡ノート画面を開いて、受信メッセージの表示、事業所へのメッセージの送信を行います。
受信した場合はスマホに通知が表示されます。

お知らせ機能
 職員 利用者・家族※1
イベント通知
 イベント通知の登録
スマホアプリを利用している利用者・家族向けの共通の連絡事項やお知らせを登録します。
登録が完了すると、指定時刻に一斉に通知します。
イベント通知の履歴も確認できます。 		イベント通知の閲覧
通知が届いたら、お知らせ画面のイベント通知を開いて内容を閲覧します。
過去のイベント通知の表示や情報のダウンロードが可能です。
ファイル送付
 ファイル送付の登録
スマホアプリを利用している利用者・家族宛てに個別の連絡事項や書類を登録します。
ファイル送付の一覧で、利用者・家族がファイルの内容を確認済かどうかを判断できます。 		ファイル送付の確認
通知が届いたら、お知らせ画面のファイル送付を開いて内容を閲覧します。
内容を確認したら、「確認する」のボタンで事業所に確認済を通知します。
過去のイベント通知の表示や情報のダウンロードが可能です。

■ 10. 導入したお客様の声

インフォセント
家族が遠方に住んでいる場合、これまでは計画書を郵送していましたが、電子同意を使うことにで郵送コストと郵送に係る手間が省けました。
インフォセント
セルフィーの画面を利用した説明・同意を、コミュニケーションの道具として利用しています。
IT化により利用者も使いたがるし、興味を持ってくれます。
「最先端の技術を使っているね」と褒めてくれる利用者もいます。
インフォセント
担当者会議の席でケアプランが変更になると、いちど事業所に戻って、 正式なケアプランとして仕上げることになりますが、 電子同意を利用することで、ご自宅への再訪問をすることなく、同意をもらい、交付できるようになりました。
インフォセント
家族の中には、ケアプランへの署名・押印が負担になっている方も多く、 紙への署名・押印に代わり、同意ボタンを押すだけで同意できるので喜ばれました。
インフォセント
紙の計画書に署名をもらっていた時は、
『手が不自由、見えない、枠が小さい、書きやすい高さ調整が必要、眼鏡をかける手間、字がうまく書けないので書きたくない』
などの理由で不評でしたが、セルフィーの電子同意は、利用者から好評をいただいています。
インフォセント
家族が遠方にお住まいなどの理由で、ケアマネがご本人と家族と一緒にお会いできないケースがあります。
そのようなときに、ご本人に状況をお伺いし、家族にインフォセントで同意をいただく運用をしており、効率化を実感しています。

■ 11. Q&A

インフォセント
電子署名・電子サインの製品が色々とありますが、インフォセントの良い点は何ですか？
インフォセント
インフォセントは、同意から交付までの業務処理や進捗管理、暫定計画書の発行、同意日の確認など介護・福祉サービスの現場で必要な機能を備えています。
また、電子署名・電子サインの製品には署名ごとに費用が発生するものが多いですが、インフォセントは同意や交付ごとの費用は発生しません。

インフォセント
サービスの契約書や重要事項説明書にも使えますか？
インフォセント
インフォセントは、サービス計画書に利用者・家族の同意をいただいて交付する仕組みです。
契約書や重要事項説明書の下記要件を満たさないため、インフォセントの利用は推奨しておりません。
1)事業者と利用者双方の意思を記載する必要がある 2)利用者の住所等を記載する必要がある

インフォセント
スマホアプリを使用する利用者・家族の費用負担はありますか？
インフォセント
インフォセントのスマホアプリは無償で入手・利用できます。
(ただし、利用できるのは事業所がインフォセントに利用登録した携帯番号のスマホのみです)
利用者・家族の費用負担はありません。

インフォセント
インフォセントの価格体系について教えてください。
インフォセント
インフォセントは事業所番号ごとのご契約で、費用は 1)初期導入費用、 2)年間利用料 の二種類です。
初年度の年間利用料は、1事業所で およそ6万円程度です。
なお、インフォセントは販売店経由での提供となっており、具体的な価格は販売店からご提案します。
詳しくは、ヒューマニクス までお問い合わせください。

インフォセント
連携している介護システムはありますか？
インフォセント
連携しているシステム、連携を準備中のシステム、インフォセントの機能を組み込んだ介護システムなどがあります。
詳しくは、ヒューマニクス までお問い合わせください。

インフォセント
インフォセントの導入実績を教えてください。
インフォセント
インフォセントは、連携している介護システムメーカー経由や販売店経由などを合わせると600以上の事業所に導入いただいています。
導入事業所のサービスの種類については本資料の ■ 6. インフォセントで利用できる計画書 に記載があります。
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